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强化业务工作流程的秘诀 ─ 时间管理 励志

编辑:诗歌网发表日期:浏览:48

强化业务工作流程的秘诀 ─ 时间管理

如果仔细检阅企业大老板的工作流程,不难发现,这些老板们的行程表安排的密密麻麻,绝少有时间被平白浪费。成功人士不同于一般人的一点是,他们的时间管理能力都很强,小至日常工作生活流程安排,大到职业生涯规划。

加班,有时候是业务繁忙,但更多时候是不懂得规划自己的业务流程。同样的工作性质和业务量,职场老人做起来为何比职场新人省时省力又好,与其说是经验值较高,不如说是因为经验,让老人更懂得如何规划安排手上的工作,因此比新人的效率要高。

那么,上班族的业务时间管理要怎么培养?

首先,你应该了解自己分内之工作细项,了解自己的核心业务执掌之主题,从每天/周/月/季/年的角度,找出所有你所负责之工作,与公司其他同仁的配搭关系,了解每一件事情的目的、功能、作法、配合单位等等。

再来,最好的作法,就是划一张图表,将工作细项表列清楚,把所有工作间的关系、主从顺序搞清楚,分出轻重缓急,抓出每项业务执行的最佳时段与所需时间,务必通透各种业务间彼此的配搭关系。

第三,以周为单位,将自己每天的例行工作业务写下来,计算出所占据之时间,找出自己的业务执行流程/模式,(做成圆饼图最能评估自己在各项工作上所花的时间占比,做两个圆饼图,一个是实际工作时间占比,一个是工作项目所创造的收益占比,两相比较,就可知道哪些工作需要先做?)了解自己是否特别在哪些时段发呆(行程表中为空白之时段)?亦或者在哪些时段工作效率特别好?

第四、谨记工作的核心目的,按照自己的业务执掌的轻重缓急,和工作细项所需时间和最佳工作时段,利用时段切割法,(例如以九十分钟为单位,规划自己的工作。九十分钟规划的好处是,三小时能切成两段,于是将上午分成两大段,下午分成三到四段)重新编排自己的日常业务流程表,做出最有效率的分配(记得必要的留白,简单说就是安排些可做可不做的工作,以应付可能的意外状况发生时需要弹性调整行程,例如时段四,忙碌时多出一个加班时段),务必安排最流畅的工作流程,不要出现得为同一健事情反复跑进跑出的现象。常常许多时间的浪费,就在不经意的疏忽与重复相同动作间流失。

9:00~10:30 10:30~12:00 12:00~1:00 1:00~2:30 2~30~4:00 4:00~5:30 5:30~7:00
时段一 时段二 休息 时段三 时段四 时段五 时段六(弹性)

第五、实际执行看看,以周为单位,该周结束后自行检讨,找出时间被浪费掉的地方和原因。然后再拉高自己的视野,从公司/部门的高度,思考自己的工作延误将造成哪些环节的阻塞,又该用什么方式解决,再进行修正,一直到找出最顺畅(快速但省力)的工作流程为止。这需要一点坚持,得有耐性,从每日工作流程开始检讨架构起,到最后一整年每季每月每周每天每时该做什么事情,都能表定清楚,按表操课,才算是架构出审慎而又绵密的工作流程。

举例来说,如果你是业务员,该如何安排外出拜访客户的时间以及拜访行程,不让时间浪费在交通往返上,就是一门大学问。此外,规划提案时间和内容,让业务提报更精准而不是空谈闲聊(结果耽误了下一个工作),也是业务员必须注意的事情。每周固定抽时间回访客户,追踪进度,和主管同事会报等等,必须审慎严密的规划行程,才不会日复一日的得过且过。

所谓工作,就是利用有限的时间和资源,创造出最大效益的劳动。因此如何提升工作流程时间管理,减少个人时间成本的浪费,尽可能提升个人资源的使用效益,找出和其他人工作配搭的最佳方式,从而以最小的力气创造最大的效益,就是时间管理的核心价值所在。懂得规划时间,一天节省十分钟,一个工作年下来就省了两千五百分钟,足足有四十小时,等于多出一周的工作时间,不可不谨慎仔细。

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